Didalam blog ini, saya sangat sering mendapatkan pertanyaan tentang apa topik yang sebaiknya diambil ketika mahasiswa diterima untuk kerja praktek di suatu perusahaan atau organisasi. Tidak ada yang jawaban yang spesifik yang bisa saya berikan untuk setiap pertanyaan karena setiap tempat kerja praktek pasti unik dan berbeda. Karena keunikan tersebut, tentunya memang ada topik-topik terkini dan spesifik yang dihadapi oleh bidang industri perusahaan atau organisasi tersebut. Namun secara umum, mahasiswa biasanya diberikan topik yang lebih umum dibandingkan topik spesifik mempertimbangkan waktu kerja praktek yang singkat dan tidak memungkinkan sang mahasiswa untuk mempelajari dengan dalam kondisi perusahaan.

Untuk itu saya akan menuliskan tips yang sering saya berikan kepada mahasiswa bimbingan kerja praktek saya untuk mencari topik dalam perusahaan. Ini tentunya dengan asumsi bahwa perusahaan belum memilihkan topik buat anda dan memberikan kebebasan untuk memilih sendiri. Didalam blog ini ada 5 tips yang ingin saya berikan:

  1. Bertanya, berdiskusi dan mengamati adanya permasalahan dalam perusahaan
  2. Pandang perusahaan atau masalahnya dalam 5M
  3. Cari referensi tentang permasalahan atau bidang topik di Internet dengan kata kunci yang tepat
  4. Cari di perpustakaan tentang laporan skripsi dan kerja praktek di bagian saran/kesimpulan
  5. Coba cari apa yang menjadi minat anda dalam bekerja nantinya

Berikut ini adalah penjelasannya,

1. Bertanya, berdiskusi dan mengamati adanya permasalahan dalam perusahaan

Sebelum melakukan hal ini, kita perlu meluruskan definisi permasalahan. Permasalahan adalah gap antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi saat ini. Ini berarti permasalahan tidaklah selalu hal yang negatif, dan ini penting karena nanti bisa saja anda tidak mendapatkan permasalahan karena anda bertanya kepada orang-orang diperusahaan “apakah ada masalah?”. Masalah cenderung dipandang tidak baik untuk kinerja, sehingga pegawai biasanya tidak mau menjawab bahwa ada masalah diperusahaannya. Jadi cara bertanya, berdiskusi dan pengamatan harus bersifat positif dan tidak menilai (non-judgemental).

Biasanya dalam kerja praktek, anda akan diberikan pembimbing kerja praktek, tentunya beliau inilah yang menjadi sumber yang bisa anda tanyakan apakah ada yang perlu dibantu untuk diselesaikan permasalahan dalam bidang anda. Sebaiknya anda juga ngobrol untuk mendapatkan klarifikasi ekspektasi dari pembimbing kamu. Ada pembimbing yang memang memiliki pekerjaan yang ingin dibantu dengan spesifik output tertentu. Biasanya yang harus diklarifikasi adalah ruang lingkup yang harus dikerjakan, akses kepada data, dan bentuk output (apakah berupa analisa, rekomendasi, pengumpulan data, bentuk tabel, bentuk tulisan).

Namun sayangnya juga ada pembimbing yang tidak begitu peduli terhadap apa yang mau anda kerjakan, jadi pada saat ini berdiskusi dengan pegawai lain atau mengamati apa yang terjadi. Memang tantangan yang harus dihadapi adalah bagaimana berdiskusi tanpa mengganggu pekerjaan mereka. Biasanya pada saat istirahat, makan siang, pagi atau sore/malam sebelum dan sesudah jam kerja, merupakan jam terbaik. Jika perusahaan memiliki Gugus Kendali Mutu (GKM) maka silahkan diikuti. Cara lain selain berdiskusi adalah terjun langsung membantu dengan semangat untuk belajar sambil memperhatikan proses. Ingat, perhatian kepada proses penting. Dengan terjun langsung, kamu bisa mengamati langsung bagaimana proses yang terjadi dalam perusahaan. Dan hal ini bukan saja proses kerjanya, tapi proses administrasi, dokumentasi, laporan, dukungan dan proses lainnya yang berhubungan dengan proses kerja.

2. Pandang perusahaan atau masalahnya dalam 5M

Tips lainnya adalah memandang kerja yang dilakukan selalu dapat dibagi menjadi 5 komponen: man, money, machine, methods and materials. Bahkan didalam setiap M dalam 5M, akan terdapat 5m juga, mari kita sebut sebagai 5m kecil. Misalnya anda diberikan tempat di divisi SDM, yang kuat unsur Manusianya, namun didalam divisi SDM pasti ada 5m juga, tentang skedul pembelian material kantor,  inventori material kantor, sistem anggaran dan pelaksanaannya, SOP internal atau SDM yang perlu diperbaiki, mesin-mesin kantor yang butuh pemeliharaan dan lain sebagainya.

Perspektif 5M dapat membantu kamu mendapatkan alternatif topik skripsi yang lebih luas daripada yang hanya terlihat saat ini. Kamu juga bisa menggunakan 5M untuk topik berdiskusi pada tips no 1 diatas.

Setiap perusahaan, divisi/bagian perusahaan atau permasalahan pasti bisa dibedah dalam 5 aspek ini, dan sebagai calon perekayasa industri, ini adalah pembeda kamu dibandingkan jurusan lain yang fokus hanya pada satu aspek saja selalu.

3. Cari referensi tentang permasalahan atau bidang topik di Internet dengan kata kunci yang tepat

Untuk mendapatkan bayangan tantangan terkini yang dihadapi pada topik yang kamu sudah kumpulkan, disarankan untuk mendapatkan referensi terkini melalui paper jurnal, blog, situs berita dan sumber lainnya.

Sama dengan pencarian di internet pada umumnya, kata kunci adalah penting, dan yang lebih penting lagi adalah kombinasi kata kunci. Semakin pintarnya mesin pencari, maka kata-kata kunci akan dikoneksikan sedemikian rupa sehingga artikel artikel tertentu baru tampil setelah mendapatkan kecocokan dalam rangkaian kata kunci. Hindari kata-kata kunci umum saja, tapi dikombinasikan dengan kata-kata spesifik.

Cara untuk mendapatkan kata kunci yang tepat adalah dengan memperhatikan frase atau ungkapan yang sering digunakan dalam bidang kerja praktek kamu. Frase di SDM yang khas misalnya ada talent management, service excellence dst. Tidak sulit untuk mendapatkan kata kunci ini, mulai dari kata-kata umum, baca artikelnya lalu cari di dalam artikel tersebut kata kunci yang disebutkan, lalu mulai cari kata kunci khusus tersebut. Rule of thumbnya adalah jangan pernah mencari sesuatu yang serius dengan hanya kurang dari 5 kata kunci pencarian.

Situs berita majalah yang bersifat mingguan dan bulanan yang memiliki ulasan yang dalam dapat memberikan kamu tantangan terkini dalam bidang industri tersebut. Hindari situs berita harian, karena cenderung hanya memberikan berita tanpa ulasan yang dalam. Apalagi situs gosip atau situs-situs tidak jelas.

Blog tokoh-tokoh dibidangnya juga dapat memberikan kamu gambaran tentang apa yang menjadi perhatian saat ini. Blog juga bisa menjadi sumber kata kunci yang bisa kamu gunakan.

4. Cari di perpustakaan tentang laporan skripsi dan kerja praktek di bagian saran/kesimpulan

Di beberapa perusahaan terdapat perpustakaan yang bisa kamu cari laporan kerja praktek atau skripsi yang dilakukan oleh mahasiswa sebelumnya. Jika tidak pada bagian kamu, mungkin ada dibagian training and development. Biasanya kita diperbolehkan untuk mengaksesnya selama tidak membawa pulang. Jika tidak ada atau tidak bisa akses, kembalilah ke kampus kamu atau ke kampus tetangga untuk melihat perpustakaan kampus. Apakah ada skripsi yang membedah perusahaan tempat kamu kerja praktek saat ini. Tips ini bisa kamu lakukan sebelum memulai kerja praktek.

Cari dibagian kesimpulan dan saran untuk melihat topik-topik yang diusulkan untuk ditindak lanjuti dari yang pernah terlibat di perusahaan itu sebelumnya.

5. Coba cari apa yang menjadi minat anda dalam bekerja nantinya

Tentunya anda punya kuliah favorit, topik yang menurut anda menyenangkan atau menantang. Gunakan ini sebagai dasar dalam memilih topik kerja praktek. Metode apa yang ingin anda coba terapkan, lalu apakah bisa bisa diterapkan di bagian tempat kerja praktek kamu. Bahkan jika memungkinkan kamu sebaiknya langsung meminta bagian tertentu di perusahaan ketika mengajukan permohonan kerja praktek.