Baru-baru ini kita semua dikejutkan oleh kasus tabrakan 2 rangkaian kereta api di daerah sekitar Pemalang. Lebih menarik perhatian saya, karena kebetulan saya lahir di Pemalang. Siklus politik dan berita yang polanya sangat “rutin” sedang terjadi (yaitu: memaparkan adegan emosional berulang-ulang, mencari kambing hitam, menuntut permintaan maaf mundur, berkunjung ke lokasi, mengkritik semuanya dll), kemudian timbullah anti-klimaks: “masalah” akan menjadi “musibah”.

Kata “musibah” memang memiliki makna hebat, karena seolah-olah segala hal terjadi tanpa ada campur tangan manusia, semuanya adalah kehendak-Nya. Sebagai sebuah cara bagi yang ditinggalkan adalah wajar untuk meneruskan hidup kembali. Tetapi secara lebih luas, kenapa kita dan semua pihak “membiarkan” musibah eh masalah terjadi. Ketika sebuah masalah besar diberi “label” musibah, maka akan dimaafkan dan sebaiknya dilupakan, padahal seharusnya kita meminta sebuah solusi sistemik yang bisa menyelesaikan permasalahan secara jangka panjang.

Pada masa ini menjadi PNS, karena peran anda sebagai regulator, maka sangat besar anda akan yang bekerja dan bertanggung jawab pada masalah ini, adalah sebuah pekerjaan yang “sedang” tidak menyenangkan. Mirip kantor pajak yang menurut berita, pernah menjadi kantor “gayus”, sehingga teman-teman saya di pajak malu untuk berhenti tepat didepan kantor pajak.

Tetapi bagi anda alumni TI, ini adalah kesempatan emas untuk mempelajari sistem yang terjadi sehingga dapat untuk mengubah sistem menjadi lebih baik. Supaya lebih mudah dijelaskan, mari kita menganalisa kasus/masalah tabrakan kereta ini secara TI-way. Sehingga tadinya saya menggunakan topik besar Tips PNS bagi Alumni TI (bag 2).

Tidak Semua Analisa adalah Analisa Sistemik

Analisa adalah langkah awal dalam analisa sistemik, terutama karena definisi analisa memberikan langkah pertama analisa sistemik, yaitu: membagi masalah terhadap komponennya, mencari peran dari setiap komponen, dan jika terjadi peran yang menyimpang kemudian memperbaiki komponen yang rusak. Anda boleh pake konsep dan pendekatan apapun untuk “membagi” masalah, bisa 5M, 5W+1H, Poleksosbudhankamnas, Porter’s 5 Forces, Value chain, Pancasila, Catur…, Sapta…, Dasa…, dll. Untuk kasus ini mari kita gunakan 5M, itupun tidak akan semuanya, karena blog ini akan menjadi sangat panjaaaaaaang dan relevansinya kurang.

Tidak semua analisa adalah analisa sistemik, karena tidak semua analisa meminta anda mengeksplorasi keterkaitan dan interaksi antar komponen, memperhatikan tujuan dan ciri-ciri hollistik (emergent properties) dan lainnya, yang merupakan ciri-ciri sistem. [itulah kenapa dalam blog ini saya memiliki seri “ciri-ciri berpikir sistem”]

Dalam kasus kecelakaan, masalah, musibah dan lain-lain maka sebenarnya merupakan kesempatan buat kita untuk melakukan intervensi secara sistemik. Ketika saya masih aktif di organisasi, setiap masalah selalu saya pandang dengan pertanyaan sederhana “apa yang bisa saya lakukan untuk tidak mengulangi ini dan membangun organisasi saya?”

Analisa Sistemik pada Kecelakaan Kereta Api

Perkeretaapian Indonesia menurut saya adalah contoh organisasi yang telah menyerah kepada kompleksitas dunianya. Anda mungkin heran kenapa kok ada sebuah organisasi yang melakukan kesalahan berulang-ulang, yang bisa merenggut nyawa manusia, tetapi tetap saja tidak “tergerak” nuraninya melakukan perubahan struktural secara sistemik.

Kompleksitas dalam dunia perkeretaapian memang lengkap. Ada kompleksitas detail: ribuan pegawai, ratusan kereta berbagai jenis, berbagai sistem signal (tergantung pemegang dana pinjamannya, kalau jepang yaa jepang, kalau eropa yaa eropa), ribuan km rel kereta, ratusan stasiun dsb. Kompleksitas dinamis: hubungan KAI dengan Dephub yang tidak jelas otoritasnya, inkonsistensi tujuan oganisasi, organisasi yang telah “dinosaurus” secara usia (kereta api adalah organisasi pertama yang didirikan belanda yang diperbolehkan dikelola oleh “pribumi” pada saat itu, jadi kita belajar ber”organisasi” di kereta api, seperti struktur kepemimpinan hierarki, ketaatan pada standard dll).

Apa ciri-ciri organisasi yang menyerah? Mirip salah satu langkah alternatif manajemen resiko klasik, semua resiko diterima bukan dikecilkan. Kecelakaan pasti terjadi, ya sudah siap-siap aja nanti kalau terjadi, nggak usah dipikirkan.

Man

Sub komponen analisa dari man adalah struktur organisasi, deskripsi kerja, sistem penilaian kinerja (mencakup: promosi, bonus, teguran dan hukuman), sistem penggajian dan benefits, program pengembangan karyawan dsb. Saya tidak bermaksud meminta anda untuk mengenyahkan orang HR, hanya saja penting bagi komponen ini untuk diselaraskan dengan tujuan bagian atau keseluruhan organisasi, tidak hanya berfokus kepada manusianya saja.

Sebenarnya sub-komponen pada “man” ini tidak hanya ada yang berbentuk tertulis, tetapi juga tidak tertulis. Dalam konteks ini kita perlu memperhatikan manajemen perubahan.

Semua sub-komponen ini memang tidak akan “terasa” membentuk sebuah “emergent properties”/ciri-ciri holistik berupa budaya perusahaan, output layanan (Termasuk frekuensi kecelakaan). Tips yang sering saya sarankan untuk mengukur budaya organisasi, adalah amati cara rapat organisasi. Apakah sering tanpa agenda atau tujuan yang jelas (ini bukan rapat: arisan), lebih banyak bicara di rapat daripada merumuskan dan melaksanakan kegiatan yang disepakati di rapat (NATO), apakah semakin tinggi jabatan seseorang semakin lama dia berbicara (ini saya sering berikan nama: upacara, bukan rapat, karena mendengarkan saja), terlambatkah pesertanya. Cara  melakukan rapat ini menunjukkan budaya organisasi.

Methods

Metode sangat berhubungan dengan standard dan peraturan. Sub-komponen dalam methods adalah peraturan perusahaan, standard output maupun proses (SOP dan instruksi kerja), dsb.

Kereta api memang bukan industri lintas negara seperti transportasi udara, sehingga regulasinya tidak memiliki standard dunia. Jepang memiliki standard tersendiri, Eropa juga, Amerika juga, China apalagi, India podo wae. Tetapi kenapa disana lebih sedikit terjadi kecelakaan, karena pemerintahnya memiliki aturan regulasi yang ketat serta bersedia secara rela untuk mensubsidi operasionalnya untuk memenuhi regulasi tersebut, jika publik belum mampu membayarnya. Sehingga jika harus jujur, maka cerminan kemampuan pemerintah untuk regulasi transportasi dapat dilihat pada perkeretaapiannya. Artinya sistemnya telah diatur sedemikian rupa untuk menjamin minimnya jumlah kecelakaan.

Untuk kereta api maka sistem regulasi perlu dilihat dari UU hingga ke permen dan ke SK Direksi. Memang yang menarik dalam regulasi negara kita adalah penghindaran tanggung jawab ke perseorangan atau jabatan. Memang sih, saya pribadi tidak akan mau jadi direktur KAI kalau ada regulasi yang mengatakan harus mundur atau tanggung jawab setiap ada kecelakaan. Tetapi kalau memang masyarakat menghendaki pejabat publik harus mundur ketika kesalahan terjadi, kenapa tidak diregulasi saja secara resmi, kenapa harus menggunakan alasan kesadaran atau etika?

Apakah perkeretaapian kita telah memiliki standard resmi untuk semua sistem perkeretaapian, apakah ada protap untuk menginvestigasi kecelakaan yang terjadi kedalam perbaikan sistem dll.

Money

Idealnya sebuah layanan publik adalah efisien dan efektif. Efektif karena memang sebagai layanan publik, harus mampu memberikan layanan dalam sebuah standard tertentu secara konsisten terus menerus. Efisien karena menggunakan uang publik yang notabene dikumpulkan dari pajak dan penjualan kekayaan negara serta rakyat, maka harus melalui proses yang ramping. Keseimbangan ini dalam model di negara maju dilakukan dengan “mengawinkan” konsep publik dan privat. Privat yang sejatinya berorientasi kepada keuntungan, akan melakukan self regulatory untuk mengefisienkan dirinya. Keseimbangan yang terjadi antara keduanya adalah yang ideal (semi-privat).

Tetapi di Indonesia yang terjadi adalah selalu Trade-Off, saling mengorbankan. Dimulai dari segi Pemerintah: Pemerintah memandang kalau sudah semi-privat yaa urus sana sendiri, jangan minta duit dari gue lagi dan kalau bisa, bahkan wajib cari untung yaa. Padahal ketika dilepaskan, si semi-privat ini tidak diberikan modal untuk mencari uang sendiri, yang ada dikasih tanggung jawab doang sama ijinnya.

Mirip sama preman pasar yaa? (maaf kalau terdengar kasar). Kamu “boleh” jualan disini, aku nggak kasih modal apa-apa, cari sendiri, kalau untung bagi-bagi yaa, kalau nggak untung yaa tetap bagi-bagi. Nanti kalau ada “proyek” bantuan untuk kamu, aku yang ngelola kamu terima beres aja. Harus diterima proyeknya, cocok maupun tidak cocok.

Dari sisi direksinya: Wah sudah pasti lah gue nggak untung, semua buku teori bilang begitu, jadi ngapain efisiensi, mending nunggu subsidi aja dari pemerintah. Nggak usah berusaha deh percuma. Mirip sama (maaf lagi) pengemis. Yaa klop lah preman dan pengemis, yang terjadi sama-sama opportunis jadinya.

Mental model keduanya terbangun secara kuat pada sisi money ini. Pemerintah memang harus memberikan subsidi jika tidak memberikan cukup kewenangan dan modal bagi semi-privat untuk beroperasi secara baik, jika rakyat masih belum mampu membiayainya. Sebagai gantinya pemerintah harus menetapkan dan mengawasi sebuah standard pelayanan dan keselamatan yang baku.

Semi privat harus menunjukkan sebuah sound business strategy yang jelas, dimana didalamnya memasukkan “komitmen” pemerintah sebagai prasyarat. Supaya jika tidak tercapai karena komitmennya memble, tidak terkena masalah. Audit secara terbuka secara finansial, standard keselamatan, efisiensi operasi akan menjadi agenda rutin sebagai tanggung jawab atas komitmen yang diberikan oleh pemerintah

 

There is more power in a good questions than in any answer (Peter Senge)