Ada satu perspective dalam memandang lean thinking yang saya lupa saya dapatkan dari mana, kalau tidak salah pertama kali saya mendengarnya dari guru saya ketika sekolah dulu. Pandanglah sebuah sistem manufaktur seperti aliran air, tentunya kita ingin aliran air tersebut menjadi lancar, tanpa hambatan. Kemudian kita juga ingin dengan mudah kita bisa mengatur volume air tersebut sehingga ketika kita membutuhkan air dalam jumlah sedikit atau banyak, tanpa mengganggu kelancaran air tersebut.

Menurut saya, memandang air mengalir ini memudahkan saya memahami konsep lean management yang dipopulerkan oleh buku Womack, The Machine that Changed the World.

Air mengalir dari atas ke bawah menunjukkan efisiensi dan efektivitas yang optimal dari sebuah hal yang natural terjadi akibat gaya gravitasi. Anda bisa mempercepatnya dengan memberikan tekanan tetapi jika terlalu tinggi tekanan yang diberikan maka pipa penyalur air bisa retak dan pecah. Manufaktur juga sama, jika anda terlalu memaksa kecepatan tanpa mempertimbangkan kemampuan, maka suatu saat akan terjadi kegagalan.

Tentunya untuk mendapatkan aliran yang lancar ada beberapa prinsip utama yang harus anda perhatikan.

Produksilah hanya yang dibutuhkan oleh konsumen akhir, tidak lebih dan tidak kurang. Dibutuhkan berarti memiliki nilai tinggi (value), nilai ini tidak ditentukan oleh siapapun lainnya kecuali konsumen. Bukan oleh pemilik perusahaan, pemerintah atau lainnya, tetapi oleh konsumen. Sederhana saja kalau dalam sebuah aliran air kita memberikan kerikil, padahal yang dibutuhkan adalah hanya air, apakah berarti kita telah berjasa kepada pelanggan karena memberi bonus kerikil?

Ada banyak dimensi berlaku disini, dimensi kuantitas (the right amount), dimensi kualitas (the right quality), dimensi tempat (the right place) dan the dimensi waktu (the right time – delivery).

Konsep sederhana tetapi membutuhkan kompleksitas tinggi karena berarti anda harus:

  • Secara terus menerus anda harus mengetahui apa yang diinginkan konsumen (yang cenderung berubah seiring dengan waktu) terhadap semua dimensi disebutkan diatas.
  • Anda harus menyiapkan diri dengan fluktuasi permintaan konsumen, terutama pada industri yang memiliki tingkat kompetisi tinggi. Disinilah konsep flexible manufacturing system dan toyota production system berfokus pada awalnya. Kemampuan untuk memindahkan kelebihan kapasitas ke berbagai produk yang memiliki pangsa pasar berbeda. Toyota terkenal mampu memproduksi beberapa jenis kendaraan merk toyota berbeda dalam satu line produksinya. Ditambah pula pasar Toyota yang sudah mengglobal sehingga penurunan permintaan pada suatu negara bisa diambil oleh oleh peningkatan pada negara lain. Analisa proses sangat berperan disini karena anda harus secara terus-menerus atau secara berkala mencari the right way, termasuk didalamnya mencari apakah proses tadi telah dihitung secara biaya dengan tepat (the right cost).

Pastikan tidak ada gangguan apapun dalam aliran produksi anda. Mirip air dalam sebuah selang: jika selangnya penuh lumut, benjol sana-sini nggak karuan maka otomatis aliran air akan terhambat.

Semakin sedikit dan semakin lurus jalur yang dilewati oleh air maka kecepatan air akan bertambah. Jangan sering berpindah-pindah. Buatlah operasi yang tinggi jumlah produksinya berurutan berdekatan. Jika tidak memungkinkan dipindah, bagaimana menggunakan alat-alat pemindah material (material handling equiptment) yang tepat.

Jadi Lean Management sering diartikan sebagai “The Continuing Effort to eliminate all waste

Waste yang dikenal sebagai muda dalam bahasa Jepang, awalnya dikenal terdiri atas 7 muda, bayangkan punya 1 pasangan aja terkadang sudah repot ini minta 7 pasangan. Bahasa singkatnya: produce in the right amount, the right time, the right place with the right process

  1. Overproduction : Jangan memproduksi lebih dan kurang dari yang dibutuhkan baik produksi akhir maupun produk antara. Pada industri jasa, overproduction berarti waktu, jangan memakan waktu lebih atau kurang dari yg dibutuhkan konsumen. Kecuali konsumen memang memberikan nilai lebih jika memang lebih cepat, artinya konsumen telah berubah preferensinya terhadap the right time
  2. Waiting : Jangan ada waktu menunggu buat apapun, kalau anda kebelet mau ke WC apakah menunggu menjadi opsi? . Pada industri jasa menunggu waktu login komputer, menunggu telpon diangkat atau disalurkan dsb.
  3. Excess Transportation : Kurangi jarak antar proses yang berdekatan. Pada industri jasa ilustrasi terbaik adalah birokrasi yang berbelit dan harus melewati meja-meja yang tidak memberikan nilai lebih. Proses yang harus melewati lantai-lantai kantor yang berbeda padahal sering dilakukan juga merupakan kategori ini.
  4. Excess Processing : Proseslah apa yang perlu diproses yang memberikan nilai tambah kepada konsumen akhir. Di Jasa : mengetik ulang, draft dokumen yang terlalu banyak
  5. Inventory : diberi nama uang mati, karena tidak memberikan manfaat apapun karena tidak digunakan. di Jasa: dokumen menumpuk yang nggak direview atau disetujui dsb.
  6. Motion : Saya suka mengistilahkan ini sebagai Tai Chi, gerakan kerja secukupnya dan harmoni dengan alam tapi menghasilkan efek yang luar biasa, misalnya dengan memanfaatkan gravitasi untuk memindahkan barang. Pada jasa, ini mencakup aliran di ruang kerja, rak file dsb.
  7. Defects : yaa sudah pasti ini adalah pemborosan. di Jasa ini mencakup laporan yang tidak sesuai dengan standard akibat kurang disosialisasikan standardnya.

Dari ke 7 waste diatas ada lagi versi 9 waste yang merupakan penambahan 2 aspek yang berkaitan dengan pemanfaat sumber daya yaitu untapped resources (tidak digunakan semaksimal mungkin) dan mis-used resources (tidak tepat digunakan). di jasa ini termasuk underutilized people atau background pegawai yang tidak sesuai dengan tugas yang diberikan.